Telephone & Email Communication
We use clear and professional language on the phone and in emails to communicate efficiently, sound professional, and avoid misunderstandings.
Example: Could you please confirm this by email?
[Könnten Sie das bitte per E-Mail bestätigen?]
For German speakers:
Telephone and email communication in English often requires a clear structure and a polite tone. On the phone, clarity is key. In emails, structure and tone are especially important to sound professional.
clear phone communication = speak clearly and confirm important details
[klare Telefonkommunikation = deutlich sprechen und wichtige Details bestätigen]
We often repeat or confirm information.
Could you repeat that, please?
[Könnten Sie das bitte wiederholen?]
Let me just confirm the details.
[Lassen Sie mich kurz die Details bestätigen.]
Language idea: clarity and confirmation
[Sprachidee: Klarheit und Bestätigung]
professional emails = write clearly, politely, and with structure
[professionelle E-Mails = klar, höflich und strukturiert schreiben]
Emails usually include a greeting, clear message, and closing.
Dear Mr Smith, … Kind regards,
[Sehr geehrter Herr Smith, … Mit freundlichen Grüßen]
Language idea: structured communication
[Sprachidee: strukturierte Kommunikation]
tone and structure = how something sounds and how it is organised
[Ton und Struktur = wie etwas klingt und wie es aufgebaut ist]
A good tone is polite and professional. A good structure is clear and easy to follow.
I am writing to confirm…
[Ich schreibe, um zu bestätigen…]
Please find attached…
[Im Anhang finden Sie…]
Language idea: clarity and professionalism
[Sprachidee: Klarheit und Professionalität]
Simple memory help:
Good communication follows this:
Clear ─ Polite ─ Structured
Typical phrases are:
Could you repeat – Let me confirm – I am writing to – Please find attached – Kind regards
They help you communicate clearly and professionally in all situations.
[Sie helfen Ihnen, in allen Situationen klar und professionell zu kommunizieren.]
1. Could you ______ that, please?
repeat
a) repeat
b) return
[Könnten Sie das bitte wiederholen?]
2. Let me just ______ the details.
confirm
a) confirmation
b) confirm
[Lassen Sie mich kurz die Details bestätigen.]
3. Could you speak a little more ______?
slowly
a) slowly
b) slow
[Könnten Sie etwas langsamer sprechen?]
4. I didn’t quite ______ that.
catch
a) caught
b) catch
[Ich habe das nicht ganz verstanden.]
5. Can you spell your name, ______?
please
a) please
b) must
[Können Sie Ihren Namen bitte buchstabieren?]
6. I am writing to ______ your request.
confirm
a) confirmation
b) confirm
[Ich schreibe, um Ihre Anfrage zu bestätigen.]
7. Please find ______ the document.
attached
a) attached
b) attaching
[Im Anhang finden Sie das Dokument.]
8. Dear Mr Smith, I hope you are ______.
well
a) good
b) well
[Sehr geehrter Herr Smith, ich hoffe, es geht Ihnen gut.]
9. I look forward to your ______.
reply
a) reply
b) answering
[Ich freue mich auf Ihre Antwort.]
10. Kind ______,
regards
a) regard
b) regards
[Mit freundlichen Grüßen]
11. Could you send me the details by ______?
email
a) email
b) postbox
[Könnten Sie mir die Details per E-Mail schicken?]
12. I’ll call you ______ later.
back
a) again
b) back
[Ich rufe Sie später zurück.]
13. Let me take a quick ______.
note
a) note
b) noting
[Lassen Sie mich kurz eine Notiz machen.]
14. Could you hold for a ______?
moment
a) minute ago
b) moment
[Könnten Sie einen Moment warten?]
15. I’ll send you a follow-up ______.
email
a) email
b) letterly
[Ich sende Ihnen eine Folge-E-Mail.]
16. Please let me know if you have any further ______.
questions
a) asks
b) questions
[Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere Fragen haben.]
17. I’ll forward this to the relevant ______.
department
a) department
b) sectioning
[Ich leite das an die zuständige Abteilung weiter.]
18. Could you confirm receipt of this ______?
email
a) messageing
b) email
[Könnten Sie den Erhalt dieser E-Mail bestätigen?]
19. I’ll get back to you as soon as ______.
possible
a) possible
b) possibility
[Ich melde mich so schnell wie möglich bei Ihnen.]
20. Could you confirm the meeting ______?
time
a) timingly
b) time
[Könnten Sie die Uhrzeit des Meetings bestätigen?]
21. I’ll make sure everything is clearly ______.
stated
a) stated
b) stating
[Ich stelle sicher, dass alles klar formuliert ist.]
22. Please feel free to ______ me if you have questions.
contact
a) contacting
b) contact
[Bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben.]
23. I’ve attached the file for your ______.
reference
a) reference
b) referring
[Ich habe die Datei zu Ihrer Referenz angehängt.]
24. Thank you for your ______ to this matter.
attention
a) attending
b) attention
[Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit.]
25. I look forward to hearing from you ______.
soon
a) soon
b) quick
[Ich freue mich, bald von Ihnen zu hören.]